OfficePort^® Produkt-Updates

Jetzt neu: OfficePort® Fuhrparkverwaltung – Prüfungen und Ereignisse direkt mit Ihren Checklisten & Richtlinien verknüpft

Gesetze einhalten, Vorschriften befolgen –
einfach und zuverlässig
Jedes Unternehmen, das Fahrzeuge betreibt, muss gesetzliche Vorgaben, behördliche Vorschriften und interne Richtlinien umsetzen – nachweisbar und rechtssicher. Egal ob Handwerksbetrieb, Lieferdienst, Arztpraxis oder Industrieunternehmen: Compliance in der Fuhrparkverwaltung ist für jedes Unternehmen relevant.

Wer bisher manuell arbeitet, kennt den Aufwand:

• Prüftermine für Fahrzeuge müssen termingerecht geplant und einzeln in Kalender eingetragen werden
• Checklisten, Anleitungen und Vorlagen für Fahrzeugprüfungen liegen verteilt in Ordnern, Excel-Dateien oder E-Mails
• Mitarbeitende müssen einzeln informiert und Ergebnisse nachgetragen werden
• Fristen für TÜV, AU, Sicherheitsprüfungen, Führerscheinkontrollen oder Wartungen müssen überwacht werden
• Nachweise müssen gesammelt, dokumentiert und archiviert werden
• Jede Prüfung und jedes Ereignis muss protokolliert und historisiert werden, um gesetzliche Anforderungen sicherzustellen

RISIKO: Termine werden übersehen, Prüfergebnisse gehen verloren, Compliance-Lücken entstehen – gesetzliche Vorgaben können nicht zuverlässig eingehalten werden.

Das neue OfficePort® Abwesenheitsboard

Nie wieder WhatsApp-Chaos. Keine Anrufe im Morgengrauen. 100 % automatisiert.

Wenn ein Mitarbeiter kurzfristig ausfällt, läuft in vielen Unternehmen noch der alte Weg:

Telefonkette, WhatsApp-Nachricht, E-Mail irgendwo zwischen Spam und Posteingang.

Doch diese Wege sind fehleranfällig, unzuverlässig und oft alles andere als DSGVO-konform.

Mit dem neuen OfficePort^® Abwesenheitsboard gehört dieses improvisierte Meldechaos endlich der Vergangenheit an. Alle relevanten Personen im Unternehmen werden vollautomatisch, in Echtzeit und auf dem richtigen Kanal – dem OfficePort^®-Kanal – informiert.

Der moderne Weg: Abwesenheiten direkt im System – statt über Umwege
Ihr Mitarbeiter merkt um 05:30 Uhr, dass er heute nicht arbeiten kann? Früher bedeutete das: Anrufen, Nachrichten verschicken, hoffen, dass jemand erreichbar ist.

Heute reicht eine kurze Abwesenheitsmeldung in OfficePort^® – und das System übernimmt:

• Das Abwesenheitsboard aktualisiert sich sofort
• Automatische Benachrichtigungen gehen an die richtigen Rollen im Unternehmen
• Aufgaben, Termine und Einsatzpläne können direkt angepasst werden

Das neue OfficePort® Management-Cockpit

Alle relevanten Informationen. Ein zentraler Ort. Maximale Übersicht.

Das neue OfficePort® Management-Cockpit bündelt sämtliche wichtigen Informationen aus Ihrem Unternehmen übersichtlich an einem Ort – jederzeit, überall und auf jedem Endgerät. Egal ob Notebook, Tablet oder Smartphone: Sie behalten stets den vollständigen Überblick.

Ob Fuhrparkverwaltung, neue Meldungen im digitalen Verbandbuch, offene Urlaubsanträge aus Ihrem Team oder weitere systemrelevante Informationen – das Management-Cockpit liefert Ihnen alle essenziellen Daten in Echtzeit und klar strukturiert.

Auf Wunsch sendet Ihnen OfficePort® zusätzlich eine kompakte Zusammenfassung per E-Mail zu – an Ihre geschäftliche oder private (Account-)Adresse. Wählen Sie flexibel, ob Sie diese Übersicht einmalig, wöchentlich oder monatlich erhalten möchten.

Die zentrale Lösung für volle Transparenz und effizientes Management

Vorteile im Überblick:

Alle wichtigen Informationen auf einen Blick
Dashboards liefern Ihnen sofortige Klarheit zu allen relevanten Unternehmensbereichen – ohne langes Suchen.

Geräteunabhängig und jederzeit verfügbar

Jetzt neu: OfficePort® Zeiterfassung – Änderungen lückenlos protokolliert Zeiterfassung einfach, transparent und rechtssicher

Die digitale Zeiterfassung ist für Unternehmen jeder Größe ein zentrales Tool – sie sorgt für korrekte Arbeitszeiten, erleichtert die Lohnabrechnung und schafft Transparenz gegenüber Mitarbeitenden und Vorgesetzten.

Bisher stellte jede manuelle Änderung von Zeiteinträgen (Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausenbeginn oder -ende) ein Risiko dar: Änderungen wurden oft nur im System überschrieben, Protokolle fehlten, Nachweise waren unvollständig, und eine Nachvollziehbarkeit war schwer sicherzustellen.

Neu und einzigartig:
Mit der aktuellen Erweiterung der OfficePort® Zeiterfassung werden alle manuellen Änderungen jetzt automatisch protokolliert und historisiert. Jede Änderung ist einsehbar, nachvollziehbar und revisionssicher – direkt im System.

Die Vorteile für Ihr Unternehmen:

• Transparenz für alle Beteiligten: Mitarbeitende und Vorgesetzte sehen Änderungen jederzeit ein und können nachvollziehen, wer wann was geändert hat.

Jetzt neu: OfficePort® Asset & Compliance Management – Prüfungen & Protokolle – endlich direkt verbunden!

Gesetze einhalten, Vorschriften befolgen – einfach und zuverlässig

Jedes Unternehmen muss gesetzliche Vorgaben, behördliche Vorschriften und interne Richtlinien umsetzen – nachweisbar und rechtssicher. Egal ob Handwerksbetrieb, Arzt- oder Zahnarztpraxis, Industrieunternehmen, Notar- oder Steuerkanzlei: Compliance ist für jedes Unternehmen relevant.

Jedes Unternehmen ist verpflichtet, gesetzliche Vorgaben, behördliche Vorschriften und interne Unternehmensrichtlinien umzusetzen – nachweisbar und rechtssicher.

Egal ob Handwerksbetrieb, Arzt- oder Zahnarztpraxis, Industrieunternehmen, Notar- oder Steuerkanzlei – Compliance ist relevant und notwendig für jedes Unternehmen.

Wer es bisher manuell versucht, kennt den Aufwand:

• Prüfungen müssen termingerecht geplant werden
• Die Prüftermine müssen in einzeln in die jeweiligen Kalendern eintragen werden
• Checklisten, Anleitungen und Vorlagen liegen verteilt in Ordnern, Excel-Dateien oder E-Mails und müssen zusammengesucht werden
• Mitarbeitende müssen einzeln informiert und Ergebnisse nachgetragen werden

Jetzt neu: OfficePort® Asset & Compliance Management – Prüfungen und Ereignisse direkt mit Ihren Checklisten & Richtlinien verknüpft

Gesetze einhalten, Vorschriften befolgen – einfach und zuverlässig

Jedes Unternehmen muss gesetzliche Vorgaben, behördliche Vorschriften und interne Richtlinien umsetzen – nachweisbar und rechtssicher. Egal ob Handwerksbetrieb, Arzt- oder Zahnarztpraxis, Industrieunternehmen, Notar- oder Steuerkanzlei: Compliance ist für jedes Unternehmen relevant.

Jedes Unternehmen ist verpflichtet, gesetzliche Vorgaben, behördliche Vorschriften und interne Unternehmensrichtlinien umzusetzen – nachweisbar und rechtssicher.

Egal ob Handwerksbetrieb, Arzt- oder Zahnarztpraxis, Industrieunternehmen, Notar- oder Steuerkanzlei – Compliance ist relevant und notwendig für jedes Unternehmen.

Wer es bisher manuell versucht, kennt den Aufwand:

• Prüfungen müssen termingerecht geplant werden
• Die Prüftermine müssen in einzeln in die jeweiligen Kalendern eintragen werden
• Checklisten, Anleitungen und Vorlagen liegen verteilt in Ordnern, Excel-Dateien oder E-Mails und müssen zusammengesucht werden Mitarbeitende müssen einzeln informiert und Ergebnisse nachgetragen werden
• Fristen für TÜV, DGUV V3, MTK/STK oder ISO-Prüfungen müssen überwacht werden

Das OfficePort® Dokumenten-Center: Wichtige Dokumente. Ein zentraler Ort. Maximale Kontrolle.

Das OfficePort® Dokumenten-Center macht Schluss mit Papierchaos und verstreuten Dateiablagen -organisieren, speichern und teilen Sie wichtige Dokumente zentral, sicher und jederzeit abrufbar; egal ob in der Verwaltung, Mitarbeitende in der Produktion oder im Außendienst.

Ob Unternehmensvorlagen, Handlungsanweisungen, Qualitätshandbuch oder andere betriebsrelevante Dokumente – mit dem OfficePort® Dokumenten-Center haben Sie alle wichtigen Unterlagen an einem Ort, ohne dass teure Microsoft 365 Lizenzen für Ihre Mitarbeitenden erforderlich sind.

Dank der intelligenten Zugriffssteuerung können Sie genau festlegen, wer welche Dokumente einsehen, bearbeiten oder verwalten darf. Berechtigungen lassen sich gezielt für Teams oder einzelne Nutzer definieren, sodass eine optimale Kontrolle über sensible Inhalte gewährleistet ist. Die Speicherung erfolgt DSGVO-konform in einem deutschen Rechenzentrum, was maximale Datensicherheit garantiert.

Die zentrale Lösung für eine digitale und effiziente Dokumentenverwaltung

NEU: Schichtplanung mit OfficePort® – Volle Kontrolle, effizient und flexibel!

Die Planung und Organisation von Schichten ist oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Kurzfristige Änderungen, Personalausfälle und individuelle Arbeitszeiten erfordern eine dynamische, transparente und gut koordinierte Einsatzplanung.

Weniger Aufwand, mehr Übersicht, bessere Planung - Mit dem Schichtplaner von OfficePort® optimieren Unternehmen ihre gesamte Personalsteuerung, indem alle relevanten Informationen in einer zentralen Plattform gebündelt sind – ohne aufwendige Abstimmungen oder Papierchaos.

Der Schichtplaner sorgt für reibungslose Abläufe, gesicherte und transparente Schichtplanung – ohne aufwendige Abstimmungen oder Papierchaos und spart wertvolle Zeit in der Personalverwaltung und Mitarbeitende.

NEUES FEATURE: Krankmelde- und Arbeitsunfähigkeitsprozess | Jetzt noch effizienter im Unternehmen [TEIL I]

Im Rahmen unseres OfficePort® Efficiency-Programms wurde der Krankmelde- und Arbeitsunfähigkeitsprozess weiter optimiert und noch effizienter für Unternehmen gestaltet.

Der Krankmelde- und elektronische Arbeitsunfähigkeitsprozess wurde weiter optimiert.

Mitarbeitende können ihre Krankmeldung jetzt mit oder ohne Arbeitsfähigkeitsbescheinigung einreichen. Nach einem Arztbesuch kann die die Erstmeldung mit der mir der dann bekannten Ausfallzeit bestätigt werden. Somit ist jederzeit das Unternehmen immer aktuell informiert.

Keine zeitaufwendigen und manuellen Übermittlungen der Krankmeldungen

Mitteilungen zu Krankmeldungen bzw. Arbeitsfähigkeiten werden automatisiert an die Lohnbuchhaltung / Steuerberatungsgesellschaft übermittelt, um für den obligatorischen Datenabruf/-abgleich bei den Krankenkassen durchzuführen und Arbeitgeberausgleichsverfahren nach Umlageverfahren U1 einzuleiten.

Vorteile im Überblick

NEU: Die Lohn-Vorerfassung mit OfficePort® | Effizient, einfach, fehlerfrei

Die Lohn-Vorerfassung ist ein essenzieller Bestandteil der Personalabrechnung und oft einer der zeitintensivsten Aufgaben im Personalmanagement. Mit der Lohn-Vorerfassung von OfficePort® schaffen Sie die Grundlage für eine fehlerfreie und korrekte Lohnabrechnung – ein entscheidender Faktor für eine reibungslose Verwaltung und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden.

Mit der Lohn-Vorerfassung von OfficePort® vereinfachen Sie diesen Prozess nachhaltig, sparen wertvolle Zeit und sorgen für maximale Transparenz in Ihrem Unternehmen.

Maximale Steuerbarkeit und Effizienz
Die Lohn-Vorerfassung von OfficePort® verbindet präzise Datenerfassung mit maximaler Flexibilität. Sie ermöglicht eine einfache Steuerung von variablen Entgeltbestandteilen und gewährleistet eine problemlose Übergabe der relevanten Daten an Ihre Lohnbuchhaltung oder Ihren Steuerberater. So profitieren Sie von einer effizienteren Personalabrechnung bei gleichzeitiger Minimierung administrativer Aufwände.

NEU: Das Hinweisgebersystem in OfficePort® | Verpflichtend für jedes Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden

Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitenden sind seit dem 2. Juli 2023 gesetzlich verpflichtet, ein Hinweisgebersystem nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einzurichten. Die Übergangsfrist endete am 18. Dezember 2023 – bei Nichtbeachtung drohen Bußgelder bis zu 20.000 EUR. Für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern gilt diese Pflicht bereits seit Dezember 2021.

Vollständig integriert und ab sofort verfügbar – das Hinweisgebersystem, das Ihre Compliance-Anforderungen erfüllt und Ihr Unternehmen schützt!

Gesetzeskonform - einfache Umsetzung gesetzlicher Vorgaben

Das Hinweisgebersystem von OfficePort® ermöglicht Ihnen, die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes und eine fristgerechte und gesetzeskonforme Bearbeitung sicherzustellen - ohne hohen manuellen Verwaltungsaufwand.

NEU: Die digitale Personalakte - Mehr Effizienz, weniger Papier | Jetzt kostenlos für Ihr Unternehmen verfügbar!

Mit der digitalen Personalakte revolutionieren Sie Ihr HR-Management und profitieren von mehr Effizienz, Transparenz und Zeitersparnis. Sparen Sie wertvolle Zeit, reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand und schaffen Sie Raum für das, was wirklich zählt: Ihr Unternehmen!

Und das Beste? Die Digitale Personalakte steht jetzt in allen OfficePort® Lizenzplänen Essential PLUS und Business 365 kostenlos zur Verfügung. Ohne zusätzliche Kosten profitieren Sie von einer smarten Lösung, um Ihre HR-Prozesse zu optimieren und Ihre Bürokratie auf ein Minimum zu reduzieren.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

• Zentrale Datenverwaltung: Alle wichtigen Mitarbeiterdokumente - wie Verträge, Arbeitszeugnisse, Ausbildungsverträge oder Fortbildungszertifikate - sind digital an einem Ort verfügbar.

Das digitale Verbandbuch von OfficePort® | effizient und sicher - gesetzliche Anforderung für jedes Unternehmen

Jedes Unternehmen in Deutschland ist gesetzlich verpflichtet, ein Verbandbuch zu führen und alle Erste-Hilfe-Ereignisse zu dokumentieren. Mit dem digitalen Verbandbuch von OfficePort® erfüllen Sie diese Pflicht nicht nur einfacher und sicherer – Sie tun es in einer modernen, zentralen und integrierten Lösung.

Und das Beste? Das digitale Verbandbuch steht jetzt in allen OfficePort® Lizenzplänen Essential PLUS und Business 365 kostenlos zur Verfügung. Ohne zusätzliche Kosten profitieren Sie von einer smarten Lösung, die den Dokumentationsaufwand minimiert und Ihnen dabei hilft, alle gesetzlichen Anforderungen wie die fünfjährige Aufbewahrungspflicht gemäß § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 einzuhalten.

NEU: Neue Partnerschaft mit Datafox: Gemeinsam in eine innovative Zukunft!

Wir freuen uns, die Zusammenarbeit mit Datafox, einem führenden Hersteller in Bereichen Zeiterfassung, Zutrittskontrolle & Datenerfassung, bekanntzugeben.

Diese Partnerschaft ermöglicht es uns, Ihnen noch leistungsstärkere Lösungen für Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und Betriebsdatenerfassung anzubieten.

Durch die Integration von Datafox Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollsystemen in unsere Lösungen profitieren Sie von:

• Zuverlässigen und präzisen Geräten, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse einfügen.
• Flexibilität und Skalierbarkeit, perfekt abgestimmt auf die Anforderungen moderner Unternehmen.
• Gemeinsamer Innovationskraft, um Ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten.

Unser Ziel ist es, Ihnen durch diese Kooperation intelligente, zukunftsweisende Lösungen bereitzustellen, die sowohl Qualität als auch Produktivität steigern. Gemeinsam mit Datafox setzen wir neue Standards!

Sprechen Sie uns an und erfahren Sie, wie Sie von der Partnerschaft profitieren können.

Effiziente Prozesse für Ihren Erfolg

Wir begleiten Sie bei der Einführung und Optimierung Ihrer Prozesse – von der Konzeption bis zur erfolgreichen Einführung. Gemeinsam schaffen wir effiziente Arbeitsabläufe, reduzieren zeitaufwendigen Verwaltungsaufwand und schaffen Freiraum für das, was wirklich zählt: Den Erfolg Ihres Unternehmens!

Buchen Sie jetzt Ihren Beratungstermin.

OfficePort® Versorgungswerk – Das Alleinstellungsmerkmal für erfolgreiche Unternehmen

Mit dem OfficePort® Versorgungswerk steigern Sie Ihre Arbeitgeberattraktivität, motivieren Ihre Mitarbeitenden nachhaltig und reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich!

Der Fachkräftemangel und die langfristige Bindung von Leistungsträgern sind zentrale Herausforderungen für mittelständische Unternehmen. In einem hart umkämpften Arbeitsmarkt reicht es nicht mehr aus, Talente zu gewinnen – es gilt, bestehende Fachkräfte und Leistungsträger langfristig zu motivieren und zu halten.

Doch viele Unternehmen haben genau hier ein Problem: Ihre Benefits und Sonderleistungen sind zwar vorhanden, aber für Mitarbeitende oft nicht transparent oder greifbar. Das OfficePort® Versorgungswerk ändert genau das – denn nur was sichtbar ist, kann auch wirken!

Mitarbeiterbenefits klar und nachvollziehbar kommunizieren

Betriebliche Altersvorsorge, JobRad, zusätzliche Urlaubstage, Gesundheitsprogramme, Sachzuwendungen oder steuerfreie Benefits – all diese Leistungen werden im OfficePort® Versorgungswerk übersichtlich und verständlich für Ihre Mitarbeitenden aufbereitet. So erkennt Ihr Team auf einen Blick, welche Zusatzleistungen ihnen zustehen und welchen realen Mehrwert sie erhalten.

NEU: Der OfficePort® Planner

Maximieren Sie Ihre Team-Effizienz – die ideale Lösung zur Organisation und Aufgabenmanagement im Unternehmen

Der OfficePort® Planner ist die neueste Innovation im OfficePort® Ökosystem – das leistungsstarke Programm unterstützt Ihr Unternehmen dabei, Aufgaben präzise zu delegieren, zentral zu steuern und effizient abzuschließen.

Ob bei Aufgabendelegation im Team, die Telefonnotiz an die Kollegin / den Kollegen, die Übermittlung von Arbeitsaufträgen an die Baustelle oder die perfekte Schichtübergabe - OfficePort® Planner gewährleistet eine nahtlose und effiziente Zusammenarbeit zwischen den unterschiedlichen Parteien und Personen.

Keine unnötigen E-Mails, kein Nachtelefonieren

Mit dem OfficePort® Planner optimieren Sie die Zusammenarbeit und steigern die Produktivität Ihres Unternehmens. Aufgaben und Fristen lassen sich intuitiv organisieren und Verantwortlichen zuweisen. Der Bearbeitungsstatus bleibt jederzeit transparent und nachvollziehbar – ganz ohne zeitaufwendige Abstimmungen und Rückfragen

Vorteile im Überblick

• Schnelle und präzise Aufgabenübermittlung: Mit nur einem Klick weisen Sie Aufgaben an Teammitglieder zu. Klare Definitionen und direkte Übermittlung machen langwierige Abstimmungen überflüssig und sorgen für schnelle, effektive Kommunikation.

Digitale Führerscheinkontrolle mit OfficePort® | effizient und einfach - gesetzliche Anforderung für jedes Unternehmen

Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden dienstlich genutzte Fahrzeuge -sei es durch Dienstwagenüberlassung oder Poolfahrzeuge- zur Verfügung stellen, unterliegen der gesetzlichen Halterhaftung. Diese kann nicht durch arbeitsvertragsrechtliche Regelungen ausgeschlossen werden.

Risiken und Konsequenzen für die Geschäftsführung und das Unternehmen bei Verstößen:

• Persönliche Haftung der Geschäftsführung und Fuhrparkverantwortlichen inklusive Schadenersatzpflicht
• Kein Versicherungsschutz bei Unfällen – Regressforderungen der Versicherung bis zu 5.000.000 EUR
• Geldstrafen bis zu 50.000 EUR für Verstöße gegen Halterpflichten
• Strafrechtliche Konsequenzen bei Fahrlässigkeit oder Vernachlässigung der Kontrollpflicht

Gesetzliche Anforderungen

• Regelmäßige Führerscheinkontrolle (mindestens zweimal jährlich empfohlen)
• Lückenlose Dokumentation und Nachweispflichten der Kontrollen zur rechtssicheren Nachweisführung
• Sicherstellung einer gültigen Fahrerlaubnis für alle Mitarbeitenden mit dienstlicher Fahrberechtigung

Mit der digitalen Führerscheinkontrolle von OfficePort® erfüllen Unternehmen diese gesetzlichen Pflichten effizient, einfach und sicher.

Fuhrparkverwaltung mit OfficePort® – Volle Kontrolle, weniger Aufwand!

Jedes Unternehmen kennt die Herausforderungen beim Fuhrparkmanagement. Ob zwei, fünf, zwanzig oder mehr Fahrzeuge – inklusive Anhänger und Spezialfahrzeuge –, sei es Dienstwagenüberlassung oder Poolfahrzeuge – alles muss effizient verwaltet werden. TÜV-Termine, Wartungen, Einlagerungsscheine der Sommer- und Winterreifen, Brutto-Listenpreise, Leasingverträge oder Versicherungen – die Organisation kostet Zeit, Geld und birgt Haftungsrisiken.

Mit der zentralen Verwaltung von Fahrzeugen, Wartungen und allen relevanten Dokumenten reduziert sich der administrative Aufwand in jedem Unternehmen erheblich. TÜV-Termine, Wartungen, Versicherungen und Leasingverträge sind ein einem einzigen System erfasst und rechtzeitig einsehbar – für eine vollständige Kontrolle und weniger Stress.

OfficePort® macht genau das möglich – jetzt und heute!

Vorteile im Überblick

• Volle Kontrolle auf einen Blick: Alle Fahrzeugdaten, Wartungspläne, Leasing- und Versicherungspolicen zentral und übersichtlich in einem System.
• Automatische Fristen-Überwachung: TÜV-Termine, Wartungsintervalle und andere Fristen werden automatisch erfasst und rechtzeitig gemeldet – nie wieder wichtige Deadlines verpassen.