OfficePort® | Die Digitalisierungsplattform für den Mittelstand

Digitale, zentrale Kommunikationsplattform von OfficePort®

Die Plattform für eine strukturierte, sichere und nachvollziehbare Unternehmenskommunikation

Zentrale Verwaltung und gezielter Versand

Unternehmensmitteilungen zu Richtlinien, Anweisungen und Betriebsvereinbarungen werden zentral organisiert und effizient verteilt – auch Urlaubsgenehmigungen erreichen die Empfänger direkt über die Plattform.

Interaktive Funktionen für mehr Effizienz

Erstellen Sie individuelle Umfragen, um gezielt Feedback zu erfassen, Meinungen einzuholen und fundierte Entscheidungen zu treffen – einfach, schnell und direkt in der Plattform integriert.

Empfängergruppenspezifische Kommunikation

Wichtige Informationen erreichen nur die richtigen Empfängergruppen (Fachbereiche, Standorte oder Teams)– präzise und ohne unnötige Informationsflut

Integration mit der digitalen Personalakte

Arbeitsrechtliche Dokumente wie Anweisungen, Richtlinien und Compliance-Vorgaben werden automatisch in die digitale Personalakte übernommen – für lückenlose Nachverfolgbarkeit, höhere Rechtssicherheit und jederzeit verfügbare Informationen.

Automatische Dokumentation aller Rückmeldungen

Jederzeit nachvollziehbar - Alle Informationen werden lückenlos dokumentiert, sodass jederzeit ersichtlich ist, wer welche Information erhalten, gelesen und bestätigt hat.Nachvollziehbare Rückmeldungen und Dokumentation

Alle Bestätigungen und Interaktionen werden lückenlos dokumentiert, sodass jederzeit ersichtlich ist, wer welche Information erhalten, gelesen und bestätigt hat.

Zeitversetztes Senden / automatischer Versand

Wichtige Informationen genau zum richtigen Zeitpunkt beim Empfänger ankommen – ideal für geplante Ankündigungen oder Änderungen

Serientermin-Funktion

Wiederkehrende Benachrichtigungen, z.B. Erinnerungen zur Aktualisierung der Notfallkontakte oder regelmäßige Compliance-Hinweise werden zeitgesteuert und automatisch übermittelt.

Interaktive Funktionen für mehr Effizienz

Einholung verbindlicher Zustimmungen und Bestätigungen zu Verfahrensanweisungen, Betriebsvereinbarungen oder Sicherheitsrichtlinien

Flexible Stempelmöglichkeiten

Einfache Zeiterfassung per Smartphone, Tablet, PC/ Notebook und auch über Hardware Zeiterfassungs-Terminal

Gesicherte Zeiterfassung mit Hardware-Terminals

Sicheres und manipulationsfreies Check-in über moderne Terminals.

Individuelle Arbeitszeitmodelle

Unterstützung von verschiedenen Arbeitsmodellen, wie Vollzeit, Teilzeit, Schichtarbeit und flexiblen Arbeitszeiten (Gleitzeit).

Echtzeit-Übersicht

Live-Anzeige der Anwesenheitszeiten und aktuellen Status der Mitarbeitenden.

Integriertes Abweichungsmanagement

Automatische Erkennung und Verwaltung von Arbeitszeitüberschreitungen, Unternehmensregelungen, Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben oder inkonsistenten Pausenzeiten.

Direkte Anbindung an das Flex-Konto

Automatische Verwaltung und Berechnung von Mehr- und Minderstunden.

Mitarbeiter-Self-Service

Mitarbeitende können ihre Zeiten einsehen, Korrekturen beantragen und Abwesenheiten auch eigenständig verwalten.

Nahtlose Integration ins OfficePort®-Ökosystem

Automatische Datenübergabe an die OfficePort® Lohn-Vorerfassung, Flex-Konten-Verwaltung und weitere Module für eine durchgängige, digitale Verwaltung.

Zentrale Lohn-Vorerfassung

Lohnrelevante Daten wie Arbeitszeiten, Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall oder Erholungsurlaub werden minutengenau, strukturiert und zentral erfasst sowie bearbeitet.

Reibungslose Zusammenarbeit durch DATEV-Schnittstelle

Alle relevanten Daten lassen sich problemlos an die Lohnbuchhaltung oder Steuerberater (z. B. DATEV LODAS) exportieren und übergeben.

Integrierte, vollautomatische Datenverarbeitung

Lohnrelevante Informationen aus der OfficePort® Zeitwirtschaft und digitalen Zeiterfassung werden per Knopfdruck übernommen – fehlerfrei und zuverlässig.

Einfache Nachberechnungen

Notwendige Anpassungen und Nachberechnungen können direkt im System durchgeführt werden, ohne externe Lösungen zu benötigen.

Flexible Lohnarten-Verwaltung

Unternehmen können individuelle Lohnarten definieren und verwalten, um die Abrechnung optimal an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.

Der Schichtplaner PRO erweitert die bewährten Funktionen des Schichtsplaners um leistungsstarke Features für die Arbeitsbereichs- und Maschinenplanung. So ermöglichen Sie eine noch effizientere und präzisere Einsatzplanung in Ihrem Unternehmen.

Arbeitsbereichszuweisung

Definition von individuellen Arbeitsbereichen (Maschinen und Ressourcen) für eine strukturierte und transparente Mensch/Maschinen-Planung / Schichtplanung

Maschinen- und Ressourcenplanung

Direkte Zuweisung von Maschinen und Ressourcen zu Schichten und Mitarbeitenden

Dynamische Anpassung

Flexible Umplanung von Arbeitsbereichen und Maschinenzuteilungen bei kurzfristigen Änderungen

Visualisierte Einsatzplanung

Klare, interaktive Darstellung der Schichtbelegung mit Zuordnung von Arbeitsbereichen und Maschinen

Konflikterkennung & Optimierung

Automatische Hinweise bei potenziellen Doppelbuchungen innerhalb der Schichtengruppen

Zentrale Dokumentenverwaltung

Wichtige Unterlagen und Dokumente zentral organisiert und jederzeit aufrufbar an einem Ort.

Keine teuren Microsoft 365 Lizenzen notwendig

Mitarbeitende erhalten Zugriff auf relevante Dokumente, ohne zusätzliche Microsoft 365 Lizenzkosten.

Sichere Speicherung / DSGVO-konform

DSGVO-konform im deutschen Rechenzentrum für maximalen Datenschutz.

Sicherer Zugriff - überall und jederzeit

Ob in der Verwaltung, Mitarbeitende in der Produktion oder im Außendienst. Wichtige Unterlagen und Dokumente einsehen, bearbeiten oder verwalten darf.

Granulare Zugriffskontrollen & intelligente Berechtigungssteuerung

Definieren Sie individuell, wer, ob als Team oder Einzelperson, welche Dokumente einsehen, bearbeiten oder verwalten darf.

Intelligente Berechtigungssteuerung

Zugriffskontrolle für Teams und individuelle Nutzer auf Kategorie-Ebenen.

Schnelles Hochladen und Bereitstellen von Dokumenten via Drag & Drop

Dank intelligenter OfficePort® Upload-Logik und Drag-&-Drop-Funktionalität.

Nahtlose Integration ins OfficePort® Ökosystem

Automatische Verbindung mit anderen OfficePort®-Modulen für eine durchgängige digitale Infrastruktur.

Sichere und flexible Hinweisabgabe

Ermöglicht sowohl anonyme als auch nicht-anonyme Meldungen, je nach Präferenz des Hinweisgebers nach Vorgabe und Definition des Unternehmens, der Meldestelle

Intuitive Meldestelle mit vordefinierten Kategorien

Einfache und strukturierte Hinweisabgabe durch die Auswahl relevanter Meldekategorien.

Digitales Fall-Management mit Statusverfolgung

Effiziente, statusgesteuerte Ticket- und Fallbearbeitung für eine nachvollziehbare und transparente Verarbeitung von Meldungen.

Personalisierbare Meldewege & Hinweisgeberoptionen

Anpassbare Meldekanäle mit der Möglichkeit, individuelle Meldeweginformationen und Hinweisgeberprofile zu definieren.

Automatische Benachrichtigungen & Erinnerungen

Echtzeit-Benachrichtigungen für Hinweisgeber und Fallbearbeiter, um gesetzliche Fristen und Prozessschritte einzuhalten.

Umfassende Dokumentations- und Berichtsfunktionen

DSGVO- und compliance-konforme Speicherung der Meldungen, Prozessschritte und Meldefall-Protokollierungen.

Externer, sicherer Zugriff für Dritte

Berechtigte externe Personen außerhalb der Organisation (Lieferanten, Leih- und Zeitarbeiter, etc.) können mit gesicherten PIN- und Vorgangsverfahren auf relevante Meldungen zugreifen.