Wir digitalisieren den
deutschen Mittelstand.
Wir haben das Know How und die Lösung.

Wir digitalisieren Ihre Personalprozesse, automatisieren zeitraubende Verwaltungsaufgaben und bringen neben der Software das Know How direkt mit. Alles aus einer Hand von AU über Fuhrparkverwaltung bis Zeiterfassung ist alles drin!

OfficePort® kennenlernen Erstberatung kostenlos buchen

Warum OfficePort®?

OfficePort® | Die Digitalisierungsplattform für den Mittelstand

Die Digitalisierung sowie der Fachkräftemangel sind die großen Herausforderungen im KMU und Mittelstand – gleichzeitig bieten sie ebenso großen Chancen. Wir haben das Know How und die Lösung.

OfficePort® ist die umfassende Digitalisierungsplattform, die Unternehmen, insbesondere mittelständischen Betrieben, dabei hilft, administrative und operative Prozesse effizienter zu gestalten. OfficePort® ist ein modulares System, das verschiedene Unternehmensbereiche abdeckt und alle Programme und Module in einem einzigen, vollständig integrierten Ökosystem vereint. Das Ziel ist es, Insellösungen zu vermeiden und eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Prozessen zu ermöglichen.

Weg von Insellösungen und Excel-Tapeten. Ein Ökosystem, eine Plattform –
Alles an einem Ort, alles in einer Lösung, das kann nur OfficePort®

Das Versorgungswerk
Das Alleinstellungsmerkmal im Wettbewerb um Fachkräfte

Der Fachkräftemangel und die Sicherung von Leistungsträgern sind zentrale Herausforderungen im Mittelstand. Dabei gilt: Mit dem Versorgungswerk machen Sie Arbeitgeberattraktivität erst sichtbar und reduzieren gleichzeitig den Verwaltungsaufwand erheblich: Automatische Wohnsitzmeldungen, rechtliche Grundlagen ab dem ersten Tag – sparen Sie Zeit, minimieren Fehler, schaffen Effizienz.
Nur was sichtbar ist, hat Wirkung!

Wir digitalisieren Personalprozesse
Sparen Sie 50% Personalprozesskosten

Von der digitalen Personalakte über das Urlaubsmanagement und Onboarding bis hin zum Personalmanagement und der Zeiterfassung – wir automatisieren zeitraubende Personalprozesse effizient in einer Lösung. Krankmeldungen werden in Echtzeit direkt an das Lohnbüro oder den Steuerberater übermittelt – ganz ohne manuellen Aufwand.
Effizient. Einfach. OfficePort®.

Compliance sicherstellen
Erfüllen Sie gesetzliche Vorschriften und haftungsrelevante Nachweispflichten

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und haftungsrelevanter Nachweispflichten ist für Unternehmen unverzichtbar. OfficePort® unterstützt Sie bei der Umsetzung – vom digitalen Verbandbuch über das Hinweisgeberschutzgesetz bis hin zu Führerscheinkontrollen – Arbeitsschutzanweisungen oder Wartungspflichten wie DGUV-V3-Prüfungen.
Effizient, rechtssicher und zuverlässig.

Automatisierung von Verwaltungsaufgaben
Automatisieren Sie zeitraubende Verwaltungsaufgaben mit OfficePort®

Mit OfficePort® werden zeitraubende Verwaltungsaufgaben im Unternehmen digitalisiert und automatisiert – komplizierte Arbeitsabläufe vereinfacht und qualitätsgesichert. OfficePort® steigert die Produktivität durch smarte Anwendungen und Module wie dem OfficePort® Planner, dem Fuhrparkmanagement, der Schlüsselverwaltung oder der Arbeits- und Betriebsmittelverwaltung.
Keine Insellösungen für Ihr Unternehmen. Zukunftssicher – mit OfficePort®.

„Wir finden es immer wichtig, wenn echte Anwender Ihre Erfahrung teilen.“

Praxisbericht zur Digitalisierung mit Officeport

Unsere Softwarepläne

Einfache und transparente Pläne, modular erweiterbar - finden Sie das optimale Produkt für Ihr Geschäft

Keine gesonderten Server- und Hardware Anschaffungskosten erforderlich.¹

HR Core System	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Personalmanagement Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Mini-Stammdaten – Mitarbeiterschnellerfassung und statusbasierte Abwesenheiten (Elternzeit, Langzeitkrank etc.) verwalten. Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Stammdatenverwaltung – Alle relevanten Mitarbeiterdaten wie Personalinformationen an einem zentralen Ort, jederzeit verfügbar. Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- DATEV Import – Schnelle Daten-Übernahme der Personalinformationen aus DATEV nach OfficePort. Fehlerfrei und ohne Doppelarbeit! Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Personal-Dashboard – Echtzeit-Übersicht von relevanten System- und Personaldateninformationen sowie wichtige Ereignisse. Unterstützt Unterstützt Unterstützt

Krankmeldung / elektronische Arbeitsunfähigkeit (eAU)	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Digitale Einreichung von Krankmeldungen – Mitarbeitende melden Krankheitsfälle schnell und unkompliziert z.B. per Smartphone. Unterstützt Unterstützt Unterstützt

Automatische Übermittlung an die Lohnbuchhaltung – OfficePort® übermittelt alle Daten automatisch an die Lohnbuchhaltung / Steuerberatungsgesellschaft. Ohne manuellen Aufwand!	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Krankstand-Statistik – Automatische Erfassung und Pflege der Daten in Krankstand-Datenbank, direkt auf Mitarbeiterebene abrufbar.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Dynamische Prüfung & Neuberechnung des Urlaubskontingents – OfficePort® prüft jeden Einzelvorgang gemäß § 9 BurlG und berechnet das Urlaubskontingent automatisch neu.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Automatische Buchung in der Zeiterfassung – Keine manuelle Buchungen erforderlich. Notwendige Buchungen der Soll-Zeiten erfolgen im System automatisch	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Direkte Information für Schichtplanungen – Krankheitstage werden direkt in den Schichtplanungen gekennzeichnet, um ein konsistente Schichtplanungen zu ermöglichen.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Zentrale Speicherung in der Zeitwirtschaft – Alle Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeiten werden automatisch in der Zeitwirtschaft erfasst / gebucht.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Arbeitsunfähigkeit im Auftrag – Manuelle Krankmeldungen und Buchungen sind problemlos und vollständig im Gesamtprozess integriert.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Sicherstellung des operativen Betriebs - OfficePort® informiert alle relevanten Stellen, damit das Unternehmen rechtzeitig planen und den operativen Geschäftsbetrieb sicherstellen kann.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Freistellung Kind Krank	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Digitale Einreichung von Kind Krank Freistellungen – Mitarbeitende melden Kinderkranktage schnell und unkompliziert z.B. per Smartphone.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Automatische Übermittlung an die Lohnbuchhaltung – OfficePort® übermittelt automatisch die Daten (Lohnkürzung) an die Lohnbuchhaltung / Steuerberatungsgesellschaft.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Kind Krank Regelwerk – Abbildung und Überwachung der gesetzlichen Anforderungen & Vorgaben in einer Lösung gemäß § 45 SGB V.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Kinderkranktage -Statistik – Automatische Erfassung und Pflege der Daten in Kinderkranktage-Datenbank und sind somit direkt auf Mitarbeiterebene abrufbar.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Automatische Buchung der Zeiterfassung – Keine manuelle Buchungen. Notwendige Buchungen der Soll-Zeiten erfolgen im System automatisch.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Direkte Information für Schichtplanungen – Kinderkranktage werden direkt in den Schichtplanungen gekennzeichnet, um eine konsistente Schichtplanungen zu ermöglichen.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Zentrale Speicherung in der Zeitwirtschaft – Alle Kinderkranktage werden automatisch in der Zeitwirtschaft erfasst / gebucht. Unterstützt Unterstützt Unterstützt

Kinderkranktage im Auftrag – Manuelle Meldungen von Kinderkranktagen und Buchungen sind problemlos und vollständig im Gesamtprozess integriert.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Sicherstellung des operativen Betriebs - OfficePort® informiert alle relevanten Stellen, damit das Unternehmen rechtzeitig planen und den operativen Geschäftsbetrieb sicherstellen kann.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Mitarbeiter Self-Services (ESS)	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Wohnsitzwechsel – Mitarbeitende hinterlegen ihren neuen Wohnsitz direkt in OfficePort®. Automatische Mitteilungen an Verantwortliche und die Lohnbuchhaltung. Alles ohne Medienbrüche!	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Bankdatenwechsel – Mitarbeitende aktualisieren ihre neue Bankverbindung direkt in OfficePort®, Verantwortliche und Lohnbuchhaltung werden informiert. Digital & automatisch!	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Notfallkontakt ändern – Mitarbeitende verwalten ihre Notfallkontakte direkt im System, damit im Ernstfall das Unternehmen und die richtigen Personen informiert sind.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Krankenkassenwechsel – Mitarbeitende hinterlegen die neue Krankenkasse in OfficePort®, Verantwortliche und Lohnbuchhaltung werden informiert. Immer die richtigen Daten!	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Personal-/ Zeitwirtschaft	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Flex-/ Gleitzeitkonten – Zentrale Verwaltung von Gleitzeitkonten mit flexiblen Zeitrahmen, Überstundenausgleich und transparenten Saldenübersicht für Mitarbeitende und Führungskräfte.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Zeitwirtschaft - Zentrale Verwaltung aller Abwesenheitsraten, z.B. Erholungsurlaub, Krankmeldung Arbeitsfähigkeit, Freizeitausgleich, Langzeitkrank, etc. in einem einzigen System.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Individuelle Buchungen – Frei-/Feiertage, Betriebsferien oder Berufsschultage können direkt in der Zeitwirtschaft hinterlegt und verwaltet werden.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Automatische Buchungen – Mehr- und Minderstunden werden durch die digitale Zeiterfassung automatisch in Flex-/Gleitzeitkonten erfasst und verbucht.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Arbeitszeitmodelle - Flexible Abbildung und Verwaltung verschiedener Arbeitszeitmodelle, einschließlich Teilzeit und Pausenregelungen, angepasst an betriebliche Anforderungen.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Zeitgesteuerte Arbeitszeitpläne – Automatisierte Steuerung und Verwaltung wechselnder Arbeitszeitmodelle auf Personalebene für eine effiziente Planung.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Langzeit-/ Sammelkonten – Zentrale Verwaltung und Buchung von nicht verfallbaren Mehrstunden auf Sammelkonten mit transparenter Saldenübersicht.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Reports & Analysen – Umfassende Auswertungen zu Zeiterfassungsdaten, Urlaubskonten und Fehlzeiten – exportierbar als Excel-Format zur Optimierung der Personalplanung.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Personal On-/Offboarding Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Schnelle Erfassung – In wenigen Schritten vollständige Personaldaten erfassen Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Automatische Datenübernahme aus Personalfragebogen – keine doppelte Arbeit. Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Intelligente Validierung – Automatische Prüfung von Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, IBAN & Co. Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Fehlerminimierung – Nutzer erhalten direkte Hinweise bei fehlerhaften Eingaben Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Plattformunabhängigkeit – Keine spezielle Einrichtung notwendig, läuft in jedem aktuellen Browser Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Automatische DATEV-Schnittstelle – Direkte Generierung von Import-Dateien für DATEV Lodas & DATEV Lohn & Gehalt Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Effiziente Datenübergabe – Sachbearbeiter müssen die Daten nur noch einspielen Unterstützt Unterstützt Unterstützt

Mitarbeiterverzeichnis	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Alle Informationen im Überblick – Wichtige Kontaktdaten wie Durchwahlnummer, Mailadresse oder Position immer aktuell und verfügbar.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Aktueller Status zu An-/ Abwesenheiten – Keine unnötigen Kontaktaufnahmen, da direkte Übersicht von Abwesenheiten (Urlaub, AU, etc.).	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Echtzeit-Informationen – Aktueller Anwesenheitsstatus der Mitarbeitenden durch Integration/Kommunikation mit der digitalen Zeiterfassung.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Direkter Zugriff auf die richtigen Kontaktdaten - Alle Kontaktdaten immer konsistent, immer aktuell und im Unternehmen an einem Ort.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Kontaktdaten auf's Smartphone - Durch integrierte VCard-Funktionalität können Kontakte lokal auf mobilen Endgeräte übernommen werden.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Digitale Zeiterfassung **	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Flexible Stempelmöglichkeiten – Einfache Zeiterfassung per Smartphone, Tablet, PC/ Notebooks. Im Außendienst, Innendienst und im HomeOffice.	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

** Unterstützung von Hardware Zeiterfassungs-Terminal – Gesicherte Zeiterfassung und manipulationsfreies Check-in über moderne Personalzeiterfassung-Terminals (PZE).	Teilweise unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Individuelle Arbeitszeitmodelle – Unterstützung von verschiedenen Arbeitsmodellen, wie Vollzeit, Teilzeit, Schichtarbeit und flexiblen Arbeitszeiten (Gleitzeit).	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Echtzeit-Übersicht – Live-Anzeige der Anwesenheitszeiten und aktuellen Status der Mitarbeitenden. Unterstützt Unterstützt Teilweise unterstützt

Integriertes Abweichungsmanagement – Zur automatischen Erkennung und Verwaltung von Arbeitszeitverstößen, Regelabweichungen und inkonsistenten Pausen.	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Direkte Anbindung an das Flex-Konto – Automatische Verwaltung und Berechnung von Mehr- und Minderstunden. Unterstützt Unterstützt Teilweise unterstützt

Mitarbeiter-Self-Service – Mitarbeitende können ihre Zeiten einsehen, Korrekturen beantragen und Abwesenheiten auch eigenständig verwalten.	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Nahtlose Integration ins OfficePort®-Ökosystem mit automatischer Datenübergabe an Lohn-Vorerfassung, Flex-Konten und weitere Module zur digitalen Verwaltung.	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Digitale Personalakte	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Digitale und zentrale Personalakte – Verwaltung und sichere Ablage aller Personaldokumente (z.B. Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Abmahnungen, Kündigungen) an einem zentralen Ort.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Interne Personalvermerke – Vertrauliche Notizen und Vermerke direkt in der Personalakte hinterlegen und jederzeit nachvollziehen.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Verwaltung Unternehmensanweisungen – Dokumentation und Nachverfolgung personenspezifischer und unternehmensweiter Verfahrensanweisungen und Richtlinien.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Automatische Wiedervorlagen – Erinnerungen wichtiger Fristen, Ablauftermine und Dokumentenaktualisierungen. Unterstützt Unterstützt Unterstützt

Standardisierte Organisation – Strukturierte Organisation und Ablage durch individuelle und flexible Kategorisierung für eine schnelle und gezielte Auffindbarkeit.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Digitaler Urlaubsplaner	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Urlaubsantragsmanagement in zwei Schritten: Digitale Erfassung und Verwaltung von Urlaubsanträgen mit klarer Übersicht in nur zwei Schritten.	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Team-Kalenderansicht - Übersichtliche Darstellung der Urlaubsplanung und Abwesenheiten im Teamkalender zur effektiven Koordination und Vermeidung von Engpässen.	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Automatische Übertragung von Resturlaub – Automatische Übertragung der Rest-Urlaubstage aus dem Vorjahr ohne manuelle Aufwände	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Genehmigungs-Workflow - Automatisierter Genehmigungsprozess für Urlaubsanträge mit automatischen Benachrichtigungen an zuständige Vorgesetzte (Genehmiger).	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Urlaub im Auftrag - Möglichkeit für die Personalabteilung oder Vorgesetzte, Urlaubsanträge im Namen der Mitarbeitenden zu verwalten und zu genehmigen.	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Übersicht über Urlaubskontingent - Mitarbeitende haben jederzeit Zugang zu ihrem verfügbaren Urlaubskontingent oder geplanten Urlaubszeiten – sowohl im Unternehmen als auch bequem von zu Hause aus.	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Automatische Neu-Berechnung und Anpassung des Urlaubskontingents bei Arbeitsunfähigkeit während des Erholungsurlaubs (Urlaubsschutzgesetz) – ohne zeitraubende Einzelbuchungen in der Verwaltung.	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Gleitzeit-Antragsmanagement: Einfache Beantragung von Freizeitausgleich basierend auf integriertem Flex- und/oder Langzeitkonto.	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Schichtplaner	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt

Optimierte Schichtplanung und Schichtorganisation durch integriertes Planungs-Dashboard Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt
Planungs-Optimierung durch individuelle Schichtvorlagen / Schichtarten. Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt

Automatische Darstellung / Berücksichtigung von Abwesenheiten (Urlaub, Freizeitausgleich oder Krankmeldungen) direkt bei der Schichtplanung.	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt

Echtzeit-Veröffentlichung - Mitarbeitende sind stets informiert und können einfach ihren Schichtplan per Smartphone oder Tablet einsehen und Änderungen direkt verfolgen.	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt

Integration individueller Arbeits- und Pausenzeitenregelung - Arbeits- und Pausenzeiten können basierend auf Schichtplänen und Schichtgruppen flexibel definiert angepasst werden.	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt

Transparente Echtzeit-Übersicht - Führungskräfte haben stets den vollen Überblick über Personaleinsätze und Schichtverteilung.	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt

Nahtlose Integration in das OfficePort Ökosystem (digitale Zeiterfassung, Personalmanagement, etc)	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt

Lohn-Vorerfassung	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Zentrale Lohn-Vorerfassung mit minutengenauer, strukturierter Erfassung und Bearbeitung lohnrelevanter Daten wie Arbeitszeiten, Krankheits- oder Urlaubszeiten.	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Reibungslose Zusammenarbeit dank DATEV-Schnittstelle mit einfachem Export aller relevanten Daten an Lohnbuchhaltung oder Steuerberater.	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Vollautomatische Datenverarbeitung mit OfficePort® – Lohnrelevante Informationen aus Zeitwirtschaft und Zeiterfassung werden per Knopfdruck fehlerfrei übernommen.	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Einfache Nachberechnungen – Notwendige Anpassungen und Nachberechnungen können direkt im System durchgeführt werden, ohne externe Lösungen zu benötigen.	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Flexible Lohnarten-Verwaltung – Unternehmen können individuelle Lohnarten definieren und verwalten, um die Abrechnung optimal an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.	Unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Digitales Verbandbuch	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Vorfall-Management – Lückenlose Dokumentation und Nachverfolgung von Unfällen, Beinaheunfällen und Gefährdungen. Unterstützt Unterstützt Unterstützt

Gesetzeskonforme Dokumentation – Pflichtdokumentation zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentation von Arbeitsunfällen gemäß § 24 Abs. 6 DGUV-V1.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Rechtssichere Unfallanzeigen – Einfache und rechtssichere Meldungen von Unfällen und Vorfällen und digitale Weiteleitung an ständige Stelle.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Automatische Benachrichtigungen – Relevante Personen werden sofort informiert, um schnelle Maßnahmen einzuleiten. Unterstützt Unterstützt Unterstützt
Einfache Erfassung per QR-Code – Vorfälle können schnell und unkompliziert direkt am Unfallort erfasst werden. Unterstützt Unterstützt Unterstützt

DSGVO- und gesetzeskonforme Aufbewahrung – Sichere Speicherung getrennt vom Erste-Hilfe-Koffer oder der -Station, gemäß den gesetzlichen Vorgaben.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Qualifikation & Weiterbildung Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Überwachung aller Schulungs-, Qualifikations- und Unterweisungstermine und Fristen in einer Lösung Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Zentrale Verwaltung aller Qualifikationen, Schulungen, Weiterbildungen und Unterweisungen Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Automatische Erinnerungen an Ablaufdaten, gesetzliche Nachweispflichten und Auffrischungsschulungen Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Digitale Ablage & Verwaltung von Zertifikaten, Abschlüssen und Schulungsnachweisen Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Übersichtliches Dashboard mit Filter- und Suchfunktionen für alle anstehenden, laufenden und abgeschlossenen Schulungen Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Abbildung individueller Schulungs- und Qualifikationsanforderungen je nach Unternehmensstruktur einstellbar Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Nahtlose Integration in weitere OfficePort®-Programmmodule, z.B. Personalmanagement, etc. Unterstützt Unterstützt Unterstützt

Asset & Compliance Management	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Unterstützt

Arbeits- und Betriebsmittelverwaltung Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
- Zentrale Verwaltung aller Arbeits- und Betriebsmittel in einer digitalen Lösung Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
- Detaillierte Stammdatenverwaltung mit Anschaffungsdatum, Seriennummer & weiteren Informationen Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
- Individuelle Organisation & Kategorisierung von Arbeits- und Betriebsmitteln nach Unternehmensanforderungen Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
- Zuweisung von Arbeitsmitteln direkt an Mitarbeitende oder Verantwortliche Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
- Transparente Historie zu jedem Arbeitsmittel – von der Ausgabe bis zur Rückgabe Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
- Zentrales Kontroll-Dashboard mit automatischer Erinnerungsfunktion Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
- Überwachung individueller Termine, Fristen & Ereignisse (Rückgabetermine, Leasing- und Mietende) Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
- Zentrale Dokumentenverwaltung für Kauf-/Leasingverträge, Garantieverlängerungen, Zertifikate & mehr Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
- Nahtlose Integration in andere OfficePort®-Module für eine ganzheitliche Verwaltung Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt

Compliance Management	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Unterstützt

Systemische Protokollierung und lückenlose Dokumentation der (Sicherheits-) Maßnahmen (DGUV-V3, TÜV, Brandschutz. etc.) gemäß gesetzlicher Vorgaben & Anforderungen.	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Unterstützt

Flexible Ereignisverwaltung - Abbildung individueller Ereignistypen gemäß gesetzlicher, behördlicher und interner Dokumentations- und Nachweispflichten.	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Unterstützt

Anwendungs- und Umsetzungsbeispiele: Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
• DGUV V3-Prüfungen elektrischer Betriebsmittel Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
• TÜV-Inspektionen Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
• Sicherheitskontrollen und Gefährdungsbeurteilungen Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
• Lizenz- und Zertifikatsverlängerungen Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
• Verbandmitteltausch Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
• Prüfung von Brandmelde- oder Löschanlagen Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
• ... Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt

Termin- und Fristmanagement: Dynamische Verwaltung von Fristen, Wiederholungsintervallen und Terminzyklen unter Berücksichtigung gesetzlicher Anforderungen sowie betrieblicher Vorgaben.	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Unterstützt

Erinnerungs- & Eskalationsfunktionen: Konfigurierbare Benachrichtigungen, Eskalationen und Wiedervorlagen je Ereignistyp zur frühzeitigen Sicherstellung von Fristen und Prüfpflichten.	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Unterstützt

Audit- und Revisionssicherheit: Alle Maßnahmen sind vollständig nachvollziehbar, lückenlos dokumentiert und archiviert sowie auf Knopfdruck direkt im Zugriff.	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Unterstützt

Schlüsselverwaltung Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt

Vertragsmanagement ** Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Vertragsmanagement LTE (bis zu 40 Verträgen) Unterstützt
- ** Vertragsmanagement PRO (bis zu 200 Verträgen) Teilweise unterstützt Unterstützt Unterstützt

Dokumentencenter	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Unterstützt

Zentrales Dokumentenmanagement – Wichtige Dokumente, Handbücher, Anweisungen und Formulare zentral verwaltet und organisiert sowie jederzeit an einem Ort abrufbar.	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Unterstützt

Anwendungs- und Umsetzungsbeispiele: Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
• Qualitätsmanagementhandbuch Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
• Unternehmens- und Verfahrensanweisungen Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
• Arbeits- und Sicherheitsanweisungen Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
• Prozessbeschreibungen Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
• Normen & Standards (ISO, DIN, VDE) Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
• Checklisten & Formulare Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
• Informationssicherheitsrichtlinien (z. B. ISMS nach ISO/IEC 27001) Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
• Muster- und Dokumentenvorlagen Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt
• ... Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt

Keine teuren Microsoft 365 Lizenzen notwendig – Mitarbeitende erhalten Zugriff auf relevante Dokumente, ohne zusätzliche Microsoft 365 Lizenzkosten.	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Unterstützt

Sichere Speicherung / DSGVO-konform – DSGVO-konform im deutschen Rechenzentrum für maximalen Datenschutz. Teilweise unterstützt Teilweise unterstützt Unterstützt

Sicherer Zugriff - überall und jederzeit – Ob in der Verwaltung, Mitarbeitende in der Produktion oder im Außendienst. Wichtige Dokumente und Unterlagen direkt im Zugriff.	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Unterstützt

Granulare Zugriffskontrollen & intelligente Berechtigungssteuerung – Ob einzelne Personen bis hin zu Personengruppen, individuelle Zugriffkontrollen je nach Unternehmensanforderung.	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Unterstützt

Intelligente Berechtigungssteuerung – Zugriffskontrolle für Teams und individuelle Nutzer auf Kategorie-Ebenen.	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Unterstützt

Schnelles Hochladen und Bereitstellen von Dokumenten via Drag & Drop – Dank intelligenter OfficePort® Upload-Logik und Drag-&-Drop-Funktionalität.	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Unterstützt

Nahtlose Integration ins OfficePort® Ökosystem – Automatische Verbindung mit anderen OfficePort®-Modulen für eine durchgängige digitale Infrastruktur.	Teilweise unterstützt	Teilweise unterstützt	Unterstützt

Führerscheinkontrolle	Teilweise unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Minimierung von Haftungsrisiken – Schutz der Geschäftsführung und Fuhrparkverantwortlichen vor persönlicher Haftung, Regressforderungen bis zu 5.000.000 EUR und Geldstrafen bis zu 50.000 EUR.	Teilweise unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Digitale Führerscheinkontrolle - Weniger Verwaltungsaufwand durch digitale Prozesse, effizient einfach und papierlos.	Teilweise unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Automatische Überwachung – OfficePort® prüft und überwacht täglich alle relevanten Kontrolltermine, Führerscheindaten und Statusänderungen.	Teilweise unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Rechtssicherheit – Lückenlose Dokumentation und Protokollierung zur Einhaltung der gesetzlichen Nachweispflichten und der rechtssicheren Nachweisführung.	Teilweise unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Zentrales Kontroll-Dashboard – Übersichtliche Verwaltung und Organisation zur Nachverfolgbarkeit der Kontrolltermine und Führerscheinstatus (Fahrerlaubnisklassen, Ablaufdaten).	Teilweise unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Zentrale Verwaltung und Dokumentation – Zentrale Verwaltung Speicherung aller Prüfnachweise mit Zustandsdaten zur gesetzkonformen Protokollierung.	Teilweise unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Personalisierbare und flexible Kontrollintervalle – Individuell je Mitarbeiter anpassbar (zwei Wochen bis sechs Monate) gemäß gesetzlichen Vorgaben.	Teilweise unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Schlüsselnummern Verwaltung – Erfassung und Verwaltung relevanter Schlüsselnummern sowohl auf Führerscheinebene als auch für Fahrerlaubnisklassen.	Teilweise unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Erweitere Überwachung - Fahrerlaubnisklassen mit individuelle Ablaufdaten werden täglich überwach und geprüft und in die Kontrollereignisse integriert.	Teilweise unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Personalisierbare Erinnerungsfunktion - Automatisierte und personalisierbare Erinnerungsfunktionen für Fuhrparkverantwortliche zur Sicherstellung fristgerechter Kontrollen.	Teilweise unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Fuhrparkverwaltung	Teilweise unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

TÜV (HU), Leasing-/Mietende Termin- und Fristenüberwachung Teilweise unterstützt Unterstützt Teilweise unterstützt
Zentrale Fahrzeug-Stammdatenverwaltung Teilweise unterstützt Unterstützt Teilweise unterstützt

Überwachung individueller Termine, Fristen und Ereignisse (Ablaufdaten Verbandskästen, max. Reifenalter, etc.)	Teilweise unterstützt	Unterstützt	Teilweise unterstützt

Zentrales Kontroll-Dashboard mit automatischer Erinnerungsfunktion Teilweise unterstützt Unterstützt Teilweise unterstützt
Zentrale Fahrzeug- und Dokumentenverwaltung (Fahrzeuge, Anhänger und Spezialfahrzeuge) Teilweise unterstützt Unterstützt Teilweise unterstützt
Zentrale Dokumentenverwaltung (Kauf-/ und Leasingverträge, Versicherungspolicen, etc.) an einem Ort Teilweise unterstützt Unterstützt Teilweise unterstützt
Fahrzeughistorie - Nachweis-/ Nachverfolgungsfunktion (Wartungsprotokolle, Einlagerungsscheine, etc.) Teilweise unterstützt Unterstützt Teilweise unterstützt
Benutzerdefinierte Zugriffsrechte und Sicherheitsfunktionen Teilweise unterstützt Unterstützt Teilweise unterstützt
Nahtlose Integration mit OfficePort® Führerscheinkontrolle oder Personalmanagement Teilweise unterstützt Unterstützt Teilweise unterstützt

OfficePort Planner Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Aufgabenmanagement Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Fälligkeitstermine Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Board-Ansicht / Kanban-ähnlich Unterstützt Unterstützt Unterstützt
- Statusverfolgung Unterstützt Unterstützt Unterstützt

OfficePort Insights \| Unternehmen-Online	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Digitale, zentrale Kommunikationsplattform von OfficePort® – Die Plattform für eine strukturierte, sichere und nachvollziehbare Unternehmenskommunikation	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Mitteilungen zu Richtlinien, Anweisungen, Betriebsvereinbarungen und Urlaubsgenehmigungen werden zentral verwaltet und gezielt über die Plattform versendet.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Interaktive Umfragen direkt in der Plattform – für schnelles Feedback, gezielte Meinungen und fundierte Entscheidungen. Unterstützt Unterstützt Unterstützt

Zielgerichtete Kommunikation: Wichtige Informationen erreichen nur die passenden Fachbereiche, Standorte oder Teams – präzise und ohne Informationsflut.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Integration mit der digitalen Personalakte: Arbeitsrechtliche Dokumente werden automatisch übernommen – für lückenlose Nachverfolgbarkeit, Rechtssicherheit und sofortigen Zugriff.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Automatische Dokumentation aller Rückmeldungen: Bestätigungen und Interaktionen werden erfasst, sodass ersichtlich ist, wer welche Information erhalten und bestätigt hat.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Zeitversetztes Senden: Wichtige Informationen erreichen den Empfänger zum optimalen Zeitpunkt – ideal für geplante Ankündigungen oder Änderungen.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Serientermin-Funktion: Wiederkehrende Benachrichtigungen, wie Erinnerungen oder Compliance-Hinweise, werden automatisch und zeitgesteuert versendet.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Interaktive Funktionen für mehr Effizienz – Einholung verbindlicher Zustimmungen und Bestätigungen zu Verfahrensanweisungen, Betriebsvereinbarungen oder Sicherheitsrichtlinien.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Versorgungswerk	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Sichtbarkeit von Mehrwerte & Benefits – Ob JobRad, betriebliche Altersvorsorge oder JobTicket – nur sichtbare Vorteile können wirken!	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Individuelle Mehrwerte anzeigen – Mitarbeitende sehen jederzeit, welche Benefits & realen Mehrwerte sie vom Unternehmen erhalten.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Flexible Versorgungsgruppen – Benefits lassen sich nach Betriebszugehörigkeit, Rolle oder Karriereschritt gezielt clustern. Unterstützt Unterstützt Unterstützt
Rechtliche Grundlagen integriert – Versorgungsordnung und Betriebsvereinbarung sind ab dem ersten Tag für alle zugänglich. Unterstützt Unterstützt Unterstützt
Zeitgesteuerte Anpassungen – Automatische Überwachung der Betriebszugehörigkeit für zeitgesteuerten Gruppenwechsel. Unterstützt Unterstützt Unterstützt

Automatisierte Verwaltung – Zeitaufwendige manuelle Meldungen, wie z.B. bei Wohnsitzwechsel übernimmt OfficePort® automatisch.	Unterstützt	Unterstützt	Unterstützt

Effiziente Prozesse - Reduzierung von Verwaltungsaufgaben administrativer Aufgaben durch automatisierte Prozesse. Unterstützt Unterstützt Unterstützt
Individuelle Mehrwerte & Benefits – Durch unser Marketing- und Entwicklerteam können individuelle Bausteine umgesetzt werden. Unterstützt Unterstützt Unterstützt

¹ Keine Investitionen in IT-Infrastruktur - keine gesonderten Server- und Hardware Anschaffungskosten erforderlich. Rechenzentrumsleistungen und -kapazitäten sind bereits in den Nutzungs-/ Zugriffslizenzen enthalten. Zuzüglich OfficePort® Starter-SETUP: Installation und Basiseinrichtung OfficePort® im Server-/ Rechenzentrum gemäß DSGVO.
Alle Preise verstehen sich netto zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer.

Vollständige Unterstützung

Programmmodule - optional buchbar

Zusatzmodule und Programme modular erweiterbar und in allen Lizenzplänen zubuchbar

Ergänzen Sie Ihren Softwareplan durch erweiterte Leistungsanforderungen

Projektzeiten einfach erfassen

Erfassung von Projektzeiten über PC, Tablet oder App – auch optimal für mobilen beim Kunden vor Ort - Flexibler geht es nicht!

Projekt- und aufgabenbezogene Projektzeiterfassung

Arbeitszeiten und erbrachte Leistungen lassen sich präzise einzelnen Kundenprojekten, Teilprojekten oder spezifischen Aufgaben erfassen und zuordnen.

Individuelle Leistungsarten

Definition spezifischer Leistungsarten zur präzisen Abbildung von Projekt-, Kunden- und unternehmensspezifischen Anforderungen.

Projektfortschritt in Echtzeit verfolgen

Monitoring der Projektfortschritte für eine vorausschauende, effiziente und erfolgreiche Umsetzung. Engpässe erkennen, Maßnahmen frühzeitig einleiten!

Projektmanagement

Projektbäume flexibel aufbauen: Kunden, Projekte, Teilprojekte – mit klar definiertem Projektstart und -ende. So individuell wie Projekte sind!

Exakte Abrechnung & Nachweise

Alle erfassten Zeiten sind als Grundlage für präzise Abrechnungen, revisionssichere Nachweise und eine detaillierte Nachkalkulation.

Budgetkontrolle & Überwachung

Volle Transparenz über Projektbudgets, Zeitkontingente und offene Stunden – von der Kundenebene bis zu einzelnen Teilprojekten.

Effiziente Ressourcenplanung

Monitoring und Steuerung von definierten Zeitressourcen auf Kundenbasis und Projekteebene bis hin zu Teilprojekten.

Der Schichtplaner PRO erweitert die bewährten Funktionen des Schichtsplaners um leistungsstarke Features für die Arbeitsbereichs- und Maschinenplanung. So ermöglichen Sie eine noch effizientere und präzisere Einsatzplanung in Ihrem Unternehmen.

Arbeitsbereichszuweisung

Definition von individuellen Arbeitsbereichen (Maschinen und Ressourcen) für eine strukturierte und transparente Mensch/Maschinen-Planung / Schichtplanung

Maschinen- und Ressourcenplanung

Direkte Zuweisung von Maschinen und Ressourcen zu Schichten und Mitarbeitenden

Dynamische Anpassung

Flexible Umplanung von Arbeitsbereichen und Maschinenzuteilungen bei kurzfristigen Änderungen

Visualisierte Einsatzplanung

Klare, interaktive Darstellung der Schichtbelegung mit Zuordnung von Arbeitsbereichen und Maschinen

Konflikterkennung & Optimierung

Automatische Hinweise bei potenziellen Doppelbuchungen innerhalb der Schichtengruppen

Sichere und flexible Hinweisabgabe

Ermöglicht sowohl anonyme als auch nicht-anonyme Meldungen, je nach Präferenz des Hinweisgebers nach Vorgabe und Definition des Unternehmens, der Meldestelle

Intuitive Meldestelle mit vordefinierten Kategorien

Einfache und strukturierte Hinweisabgabe durch die Auswahl relevanter Meldekategorien.

Digitales Fall-Management mit Statusverfolgung

Effiziente, statusgesteuerte Ticket- und Fallbearbeitung für eine nachvollziehbare und transparente Verarbeitung von Meldungen.

Personalisierbare Meldewege & Hinweisgeberoptionen

Anpassbare Meldekanäle mit der Möglichkeit, individuelle Meldeweginformationen und Hinweisgeberprofile zu definieren.

Automatische Benachrichtigungen & Erinnerungen

Echtzeit-Benachrichtigungen für Hinweisgeber und Fallbearbeiter, um gesetzliche Fristen und Prozessschritte einzuhalten.

Umfassende Dokumentations- und Berichtsfunktionen

DSGVO- und compliance-konforme Speicherung der Meldungen, Prozessschritte und Meldefall-Protokollierungen.

Externer, sicherer Zugriff für Dritte

Berechtigte externe Personen außerhalb der Organisation (Lieferanten, Leih- und Zeitarbeiter, etc.) können mit gesicherten PIN- und Vorgangsverfahren auf relevante Meldungen zugreifen.

Diese Werte sind uns wichtig

Hosting DSGVO konform

Nachweislich sichere Datenpeicherung in deutschen Rechenzentren.

Software aus Deutschland

Wir entwickeln in Deutschland für Deutschland

Wir haben das Know-How

Und die passende Software auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.

Kontakt

Kontaktaufnahme und kostenlose Erstberatung

Einfach und unkompliziert

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